ここまでは出来るようになっておいて欲しい!新入社員が入社までにマスターすべきExcelスキル

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この記事は

大学を卒業したばかりの新卒の新入社員が、入社時までには出来るようになっていてほしいExcelのスキルを紹介します。

INTRODUCTION-

令和学生のパソコンスキル事情

平成の後半、個人が各々でパソコンを持つようになる時代が来て、大学生もパソコンを使って論文を書いたり、発表スライドを作成することが当たり前になりました。

そしてその先の令和時代、逆にパソコンを使ったことのない大学生が急増していという事実に、我々社会人先輩たちは驚きを隠せません。

その原因となったのがスマートフォンの普及と機能の著しい向上です。
今や、ある程度のWord(文章)やExcel(表)であれば、スマホで作成し、そのままスマホからプリントアウトも出来てしまいます。
つまり、パソコンに触れることなく卒業できてしまう学生がいるみたいなんですよね。

課題や卒業論文のために慣れないキーボードを叩いてWordとExcelを駆使する時代は終わってしまったのかもしれません。
(全ての大学生のことではなく、ごく一部の大学生のことですが、確実にそういった大学生が増えています。)

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パソコンが使えない世代?そんなの社会では通用しない

では、パソコンに不慣れなことは時代のせいだと許されるのでしょうか。
企業はそういった現状を加味して、新卒社会人達を教育してくれるでしょうか。

(今の社会では)そんなことは絶対にありません

更に先の未来、情報伝達手段や記録方法が進化し、パソコンを使う必要のない時代が来るまで、パソコンスキルが不要になることはないでしょう。

【大前提】キーボード操作には慣れておく

Excelのスキル以前の基本的なことですが、キーボードがまともに使えないと話になりません。
タイピングは経験を積むことで誰でも上達します。
学生時代に習得していることが前提ですので、練習を積んでくださいね。

できて当たり前、基本的なExcelスキル

では具体的に、最低限必要なExcelスキルの紹介に入りますが、その中でも特に基本的なスキルから紹介していきます。

  • 文字やデータを入力する。
  • 罫線を引く/消す。
  • 文字色を変える。
  • 背景色を変える。
  • セルを結合する。
  • 表からブラフを作成する。
  • グラフの外観を変える。
  • SAM関数:合計値を出す。
  • IF関数:○ならば、△という値を、そうでなければ、□という値を入力する。
  • プルダウンで、数値や数式を一度にコピーできる。

ここまでマスターしているとなお良し

VLOOKUP関数

一例として、派遣会社で派遣登録をする際、社員のパソコンスキルを見るために行うテストのようなものがあるのですが、
Excelの分野においては、一番難しい問題がVLOOKUP関数であることが多い様です。

VLOOKUP関数は、基本的な関数の中では数式が複雑なので、初心者のExcelスキルの指標としては最高難度としてよく使われます。

VLOOKUP関数が理解できていればExcelの基礎+αが出来るんだな、といった印象です。

実際にどういった数式かというと、
『特定の値に対応する一つの値を、膨大なリストの中から引っ張ってくる』際に使用します。

例えば、Aという商品の価格を知りたい時に、全商品の情報がある膨大な表の中から『Aの価格』を探すのは大変です。
そしてこれが、Aだけでなく、『AとDとMの価格』のような複数になるとかなり時間がかかってしまいます。

それをExcelに探してもらうのが、VLOOKUP関数です。

具体的な数式は、
『VLOOKUP=(検索値, 範囲, 列番号, 検索の型)』
となり、検索結果を表示させたいセルに数式を入力します。

検索値:検索したい値 例)商品A
範囲:検索する範囲全体 例)膨大なリスト全体
列番号:探したい数値のある列番号 例)3…範囲の3列目にある場合
検索の型:基本、「FALSE」でOK

この様に、4つの要素で構成される数式は、基本の関数の中では少しレベルが高いので、少しデキる人という印象になります。

SUMMARY

まとめ

Excelのスキルをクラス分けすると

  1. 文字や表の色を変える/セルを結合するなど、視覚的な操作
  2. 表からグラフの作成
  3. 計算を行うための関数
  4. データを取扱うための関数
  5. マクロやVisual Basic
  6. (それ以上の領域)

となると思います。

今回紹介したVLOOKUP関数は、『4. データを取扱うための関数』の入り口にあるものと考えて良いです。
『3. 計算を行うための関数』までは、学校の課題や論文作成で経験している人が多いですが、その先は経験しない人がほどんどでしょう。
そのため、VLOOKUP関数までマスターしていると、周りの学生より一歩先を行っていると考えて間違い無いと思います。

ken
ken

自分で簡単な表を作って、ぜひVLOOKUP関数を練習してみてください。

Excelはもの凄く奥が深い!

最後に、Excelは、『人間が頭で想像できる処理は全て実現可能である。』と言われるほど奥が深いアプリケーションです。

『ボタンを押すと、ここがこーなって、あそこがあーなって、表が出来て、それをあーしてこーして、でもこういう場合は特別にこーして…』の様に、どんな想定にも対応できると言われています。

なんなら、『この場面ではExcelに無作為に決めてもらおう。』みたいな、規則性に則っていない命令も出来てしまいますし、
命令によっては、他人のパソコンをウイルスに感染させる様な悪い命令も出来てしまいます。

そこまで難しい知識は不要な人がほとんどですが、表とグラフを作って計算させるだけのアプリケーションでは無いということを覚えておいて下さい。
何かの機会に、「あ、それExcelでできるかもしれない!」と思い出してくれると、さらなる仕事効率に繋がることでしょう。

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